I Sententia sätter vi stort värde på det fysiska mötet. Samtal med ögonkontakt där man ser kroppsspråket, uppfattar de svaga signalerna och kan känna in stämningen med alla sinnen. Pandemin har kastat oss in i en utveckling där de digitala mötena blivit vardag. Vi har alla fått erfarenheter under det gångna året och upplevt både bra och mindre bra saker med det.

Det som flera studier har visat är att man tycker att de digitala mötena fungerar bra när det gäller kommunikationen och sakfrågor och arbete. Det man saknar mest och tycker är svårast är den mer informella och sociala biten. Så hur kan vi göra för att möta den utmaningen? Det handlar dels om att skapa närvaro och kontakt med varandra under mötena och dels om att få med det som är inte är sakfrågor utan mer det informella snacket som man får ”vid kaffeapparaten”.

Att använda videobild vid mötena är en av de mest grundläggande delarna för att visa närvaro och just närvaron kan förstärkas genom din kroppshållning, ögonkontakt och att visa engagemang. Använd det begränsade kroppsspråk som går att visa. Många av oss har säkert erfarit deltagare som visar bara en del av huvudet, sitter med ljus bakgrund eller halvligger i en fåtölj eller soffa. Allt det där påverkar precis som vid ett riktigt möte. Det handlar om att ha en engagerad attityd.

Man kan stärka sin egen känsla av att gå till jobbet genom att klä sig som om jag verkligen gick till jobbet. Ljudet kan också påverka upplevelsen. Undvik ekande rum, dåliga mikrofoner och dålig ”mikrofondisciplin”.

Ett sätt att skapa social kontakt är att vid mötena ha en incheckning där var och en får säga något om hur man mår och hur det är just nu. Se det som en liten uppvärmning där ni kan prata lite friare och lyssna på varandra.

Skapa informella digitala möten där man kan skratta tillsammans. En gemensam digital fika eller varför inte en After Work kan vara bra sätt att bibehålla den sociala känslan i gruppen.

Använd breakout-rooms där deltagarna får diskutera i mindre grupper. Då ökar interaktiviteten och känslan av närhet avsevärt. I en liten grupp finns både utrymme att tala för var och en och man kan se alla i ansiktet då gruppen ryms på skärmen.

För de flesta är detta ett lärande och vi kommer att kunna utveckla sättet att genomföra mötena på. Skapa rutiner för hur mötena ska genomföras för att vara bra. Glöm inte att utvärdera mötena. Strukturen ska ju stödja syftet med mötet.  Ta ansvar för att lära dig systemet som används. Då slipper ni det värsta krånglet. Sedan är det ju bra att ha lite tålamod när det ändå sker lite saker som man inte tänkt sig. Det kan ju hända att man dyker upp som katt…